دورة حياة المشروع: مراحلها وأهميتها وطرق تطويرها

دورة حياة المشروع: مراحلها وأهميتها وطرق تطويرها

كتابة : بكه

8 يونيو 2024

فهرس المحتويات

عندما تخطط لبدء مشروع جديد يجب أن تتم دراسة هذه الخطوة بشكل علمي متخصص كي تضمن للمشروع كل عوامل النجاح الممكنة، وهنا يأتي دور دورة حياة المشروع Project Life Cycles. إدارة المشاريع هي عملية معقدة تشمل تخطيط وتنفيذ الأنشطة لتحقيق أهداف معينة تضمن نجاح المشروع، ويلعب فهم دورة حياة المشروع دورًا حاسمًا في تحقيق هذا النجاح حيث يعتبر الخطوة الأولى والأهم لوصول المشروع إلى مرحلة التنفيذ والإنتاج.

ما هي دورة حياة المشروع؟ 

دورة حياة المشروع هي مجموعة المراحل التي يمر بها أي مشروع من البداية حتى الانتهاء، وهي ممارسة لا غنى عنها لتحقيق الأهداف الإنتاجية بكفاءة وفعالية، حيث يعمل كخريطة طريق تمكّن مديري المشاريع من التخطيط والتنفيذ ومراقبة المشاريع بطريقة منظمة، وعادةً ما تتضمن دورة حياة المشروع عددًا من العناصر وهي؛ البداية، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والمراجعة والإغلاق.

وتعتمد تفاصيل دورة حياة المشروع على نوع المشروع وحجمه وتعقيده، وهناك أنماط ومنهجيات مختلفة لدورة حياة المشروع، مثل النموذج الشلالي التقليدي، ونموذج أجايل، ونموذج Adaptive، والنموذج المختلط، وكلاً من هذه النماذج يمكن أن يتضمن مراحل إضافية أو تفاصيل مختلفة عن الآخر، ومع كون إدارة المشاريع علم حقيقي يَعتمد عليه في كثير من الأحيان نجاح مشروعك، فإن إتقانها وتعلمها ضرورة لكل من يعمل في مجال العمل الحر، سواء كانت الإدارة هي مجال دراسته الأساسية، أو استعان بعدد من الدورات التعليمية ليكون بدء مشروعه على أسس منهجية وعلمية سليمة.

مراحل دورة حياة المشروع

مراحل دورة حياة المشروع

دورة حياة المشروع تتكون من مراحل متسلسلة لتحقيق أهدافه بفعالية. تبدأ بمرحلة البداية حيث يُحدد فريق العمل فكرة المشروع وأهدافه، تليها مرحلة التخطيط التي تشمل تحديد المهام والجداول الزمنية. يأتي بعدها التنفيذ، حيث ينفذ الفريق المهام المحددة. يليها مرحلة المراقبة والمراجعة لتتبع التقدم وتعديل الخطة إذا لزم الأمر. تُختتم الدورة بمرحلة الإغلاق حيث يُنهى المشروع رسميًا. استفد من منصة بكه لتعلم المزيد حول هذه المراحل وإدارة المشاريع بفاعلية.

مثلها مثل مراحل عملية إدارة المشاريع الخمسة، تتكون دورة حياة المشروع من مجموعة من المراحل المتسلسلة التي تهدف إلى تحقيق أهداف المشروع بفاعلية، هذه المراحل تشمل:

1. مرحلة البداية Initiation

مرحلة البداية Initiation وهي أولى مراحل دورة حياة المشروع، وفيها يحدد مدير المشروع مع فريق العمل فكرة المشروع، ثم يلتقي بالعملاء وأصحاب المصلحة لمعرفة أهدافهم من المشروع واحتياجاتهم وما هو مهم بالنسبة لهم.

كما يقوم مدير المشروع بعمل دراسة جدوى للمشروع وإنشاء ميثاقًا له وتحديد أدوات إدارته، وبناءً على ذلك يتم تحديد أهداف المشروع ونتائجه المرجوة، والمخاطر والقيود التي قد تواجهه، ونطاق المشروع وفقًا للمواعيد النهائية والموارد المتاحة.

وتُختتم مرحلة البدء بإخراج ميثاق المشروع والذي يحتوي على معلومات متعلقة بالغرض من المشروع والتكلفة المُقدرة والموارد المطلوبة ومعالمه ومعايير نجاحه، ليكون بمثابة أول تعريف رسمي للمشروع.

كما يضع مدير المشروع في هذه المرحلة سجلًا خاصًا بأصحاب المصلحة، والذي يتضمن معلومات عن جميع أصحاب المصلحة ممن تربطهم علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالمشروع سواء كانوا أفراد أو منظمات. والهدف من مرحلة البدء هو التأكد من تلبية المشروع لاحتياجات المنظمة، وتوافق احتياجات أصحاب المصلحة وفرق العمل مع معايير نجاح المشروع طوال دورة حياته.

تبدأ هذه المرحلة بتحديد الفكرة، واحتياجات العملاء، وأهداف المشروع، ونطاقه، والمستفيدين منه، وكذلك يتم تقدير الميزانية الأولية وجدوى المشروع والفوائد المحتملة منه.

2. مرحلة التخطيط Planning

في مرحلة التخطيط للمشروع، يتم تخطيط جميع المهام التي يتعين على أعضاء الفريق القيام بها من أجل تحقيق الهدف العام من المشروع، إذ يقوم مدير المشروع بالتعاون مع فريق العمل في إنشاء التصميم وتقدير الميزانية وإعداد قائمة المهام والجداول الزمنية.
وتشهد هذه المرحلة قيام مدير المشروع بتوزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، ويضع الصيغ النهائية لنطاق المشروع وفقًا للموارد المتاحة وأولويات العملاء.
ويقوم فريق عمل المشروع بوضع الوثائق الأخرى للمشروع مثل خطة المشروع والتي تشمل هيكل تقسيم العمل ومدة كل مهمة وتاريخ بدايتها ونهايتها.
كما يضع الفريق خطة إدارة الاتصالات والتي توضح كيفية التواصل بشكل فعال مع أصحاب المصلحة، إضافة إلى خطة تخصيص الموارد التي تحدد مدى توافر الموارد خلال دورة حياة المشروع بأكملها.

في هذه المرحلة يتم التخطيط لكيفية تحقيق أهداف المشروع وإنشاء خطة مشروع شاملة، بما في ذلك المهام والجداول الزمنية وتخصيص الموارد واستراتيجيات إدارة المخاطر.

3. مرحلة التنفيذ Execution

تُعد مرحلة التنفيذ هي أهم مراحل المشروع، ففيها ينفذ فريق المشروع المهام التي تضمنتها خطة المشروع، ويتولى مدير المشروع إدارة كل مهمة وكافة جوانب إنجاز المشروع من أجل ضمان إبقاءه على المسار الصحيح.
وفي مرحلة التنفيذ، يتم إسناد جميع المهام لأعضاء الفريق عن طريق برنامج إدارة المشاريع الذي يستخدمه مدير المشروع، وهي الأدوات التي تساعد أيضًا على تسهيل عمليات إدارة المشاريع وتحسينها.
ويقوم مدير المشروع في هذه المرحلة بإنشاء بعض الوثائق المهمة ومنها أوامر العمل ومحاضر الاجتماعات ووثائق ضمان الجودة، مع مراعاة تسهيل التواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة والذين قد يرغبون في إجراء تحديثات أو الإطلاع على التقارير المرحلية.
تتضمن هذه المرحلة تنفيذ خطة المشروع الفعلية، حيث يتم تنفيذ المهام، ويتم إنتاج التسليمات وفقًا للمواصفات المحددة مسبقًا.

4. مرحلة المراقبة والمراجعة Monitoring and Control

تُعد مرحلة المراقبة والرصد مهمة طوال دورة حياة المشروع نظرًا لدورها في ضمان تقدم المشروع ضمن النطاق والميزانية والجدول الزمني المحددين، إذ يستند فريق المشروع إلى خطته في تتبع التقدم المُحرز فيه باستخدام مختلف المقاييس.

ويتتبع فريق المشروع مدى تقدم المشروع عن طريق مراجعة الوقت المُستغرق في تنفيذ المهام، ومراجعة قوائم التحقق من الجودة وسجلات الإنفاق ووثائق إدارة التغيير.

وتلعب هذه المرحلة دورًا بارزًا في رصد مدى تقدم المهام، ومنها يقوم مدير المشروع بإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع، كما تبرز المخاطر والمشكلات التي تهدد المشروع حتى يتسنى لمدير المشروع بالتعاون مع فريق العمل وضع الاستراتيجيات التي تخفف من حدة تلك المخاطر.

في هذه المرحلة يتم تتبع التقدم في تنفيذ الخطة والتحقق مما إذا كان المشروع يسير وفقًا لها بشكل سليم، حيث يتم مراقبة التقدم مقابل خطة المشروع، ويتم إجراء تعديلات حسب الحاجة، تضمن هذه المرحلة أن يبقى المشروع على المسار الصحيح وفقًا القواعد المحددة مسبقًا.

5. مرحلة الإغلاق Closure

وهي آخر مراحل دورة حياة المشروع، وفيها ينتهي فريق العمل من جميع المهام المطلوبة، ويقوم مدير المشروع بإغلاق المشروع رسميًا عن طريق تقديم النتائج النهائية، وإنهاء الاتفاقات والالتزامات، والإفراج عن جميع الموارد المُستخدمة فيه.

وتختلف الوثائق التي يُعدها مدير المشروع في هذه المرحلة باختلاف حالة المشروع وسبب إغلاقه والذي قد يكون نتيجة الانتهاء من المشروع أو إنهائه أو إلغائه، وتلك الوثائق هي محاضر الاجتماعات وتقارير الإغلاق الأخرى، وأيًا كانت حالة المشروع؛ يتعين على المدير إبلاغ أصحاب المصلحة بها.

ومما يتعين على مدير المشروع القيام به في هذه المرحلة هو استنتاج الدروس المستفادة من وثائق المشروع ومعرفة الأخطاء وأفضل الممارسات، من أجل الاستفادة من تلك المعلومات في المشاريع المستقبلية.

في المرحلة الأخيرة مرحلة الأغلاق يتم إنهاء المشروع رسميًا، وتُسلم التسليمات النهائية للمسئولين، وغالبًا ما يتم إجراء مراجعة ما بعد المشروع لتقييم النتائج واستخلاص الدروس المستفادة وأوجه لتحسين الممكنة.

اقرأ أيضًا: أساسيات إدارة المشاريع.

أهمية دورة حياة المشروع

تمثل دورة حياة المشروع الهيكل الزمني والتسلسلي لكيفية تنظيم وتنفيذ المشاريع، وفهم أهمية دورة حياة المشروع يساعد على تحقيق أهدافه بفاعلية وكفاءة، وهنا نلقي نظرة على أهمية هذه الدورة:

1. توجيه عملية التخطيط

تمتد دورة حياة المشروع من مرحلة التخطيط الأولية إلى إنجاز المشروع، ووجود هيكل زمني محدد يساعد على توجيه وتحديد أنشطة التخطيط بشكل أفضل، حيث يتم تحديد أهداف المشروع، وتحديد المهام، وتخصيص الموارد، حتى الوصول لمرحلة مراقبة التنفيذ ونهاية المشروع، ويتم كل ذلك بشكل أكثر فعالية عند وجود دورة حياة واضحة.

2. التخطيط وإدارة الموارد

تمكن دورة حياة المشروع من تحديد الموارد المطلوبة في كل مرحلة، وهذا يشمل الموارد البشرية والمالية والمواد والوقت، وعملية التوجيه هذه تؤدي إلى التخصيص الصحيح للموارد داخل المشروع، حيث يمكن تقليل فاقد الموارد وتحسين كفاءة كافة العناصر.

3. تقليل المخاطر وإدارة الانحرافات

تساعد دورة حياة المشروع على تحديد المخاطر المحتملة في مراحل مبكرة، مما يمكن من اتخاذ إجراءات وقائية لتقليل تأثيرها، كما تمكن من رصد الانحرافات عن الخطة المحددة واتخاذ تدابير تصحيحية فورية لضمان استمرارية التقدم باتجاه الأهداف.

4. توفير التواصل والشفافية

تسهم دورة حياة المشروع في توفير هيكل واضح لعملية التواصل بين أعضاء الفريق المختلفين، مما يجعل عملية التواصل أكثر فعالية وشفافية.

تطوير دورة حياة المشروع Project Development Lifecycle

تطوير دورة حياة المشروع تشير إلى عملية تعديل وتحسين هيكل وتسلسل المراحل التي يمر بها المشروع خلال دورة حياته، هذا التطوير يتم بهدف تلبية احتياجات مشروعات متنوعة ومتغيرة، وضمان أن المنهجية المستخدمة تتناسب بشكل أفضل مع طبيعة وأهداف المشروع.

كما أن دورة حياة المشروع تتطور ليتمكن المسئولين عن أي المشروع من التعامل مع تحديات مختلفة تواجهها المشاريع، سواءً كانت تحديات في التكنولوجيا، أو التغيرات في المتطلبات، أو تعقيدات في البيئة التنظيمية والثقافية.

يهدف تطوير دورة حياة المشروع إلى جعل المنهجية أكثر مرونة وقابلية للتكيف، وذلك من خلال تضمين أفضل ممارسات من مختلف النماذج والمناهج في دورة واحدة. على سبيل المثال، قد يتم تطوير دورة حياة المشروع لتضمين مفاهيم من المنهجية المجتمعية (Agile) مع النموذج التقليدي (Waterfall)، وهذا ما يعرف بالنموذج المختلط (Hybrid)، هذا النموذج يسمح للمشروع بالاستفادة من التكيف السريع والتفاعل مع متطلبات في الوقت نفسه، كل هذا مع الحفاظ على بعض الهياكل والتخطيط الدقيق من النماذج التقليدية.

التطوير يمكن أن يتضمن أيضًا تعديلات في المراحل المحددة وتغييرات في تسلسلها، وهذا يعني أنه يمكن تعديل أو إعادة ترتيب المراحل بناءً على تعقيدات المشروع ومتطلباته الفريدة. بشكل عام، يسعى التطوير في دورة حياة المشروع إلى:

  1.  تحسين كفاءة إدارة المشروع.
  2.  تقليل المخاطر.
  3.  ضمان تلبية أهداف المشروع بشكل أفضل.

ما هي منهجيات إدارة المشاريع المختلفة:

كما ذكرنا في تطوير إدارة المشروع أنه مع تقدم مفهوم إدارة المشاريع، تم تطوير العديد من النماذج لدورة حياة المشروع، وتهدف هذه التطورات إلى تلبية احتياجات المشروعات المتنوعة. هذه التطورات أطلق عليها مناهج إدارة المشروعات حيث يتميز كل منهج من هذه المناهج بسمات محددة مفيدة لنوعية مشاريع محددة.

حيث تلعب مناهج إدارة المشاريع دورًا حاسمًا في توجيه مسار المشاريع ودورات حياتها، فيما يلي تحليلًا لدورة حياة المشروع ضمن منهجيات إدارة المشاريع المختلفة:

1- منهجية أجايل Agile - المنهجية المجتمعية

المنهجية المجتمعية (أجايل) لإدارة المشروع تعتمد على التفاعل المستمر مع العملاء وتسليم قيمة فورية من خلال تقسيم المشروع إلى دورات قصيرة ومتكررة تعرف بالسبرنت sprint أو الإيتيريشن iterations. يتميز هذا النهج بالمرونة والقدرة على التكيف مع التغييرات المستمرة في متطلبات المشروع والبيئة المحيطة، وأهم النقاط المميزة لهذا المنهج:

أ- التفاعل مع العملاء

في نهج أجايل يكون التفاعل مع العملاء مستمر مما يؤدي لفهم أعمق لاحتياجات العملاء وتوقعاتهم، ويتم التسليم الفوري للقيمة في كل مرحلة من مراحل المشروع، بدلاً من انتظار الانتهاء الكامل للمشروع، مما يسمح للعملاء بالاستفادة من القيمة المضافة بشكل أسرع.

بـ - تقسيم المشروع إلى اسبرينتات

تنقسم المشروعات في المنهجية المجتمعية إلى دورات قصيرة تعرف بالسبرنت، حيث في كل دورة يتم تحديد مجموعة من المهام والأهداف لتنفيذها، وتشجع منهجية أجايل على التعاون الوثيق بين أعضاء الفريق، مما يساهم في زيادة الكفاءة والإبداع.

ج - التكيف مع التغيرات 

التكيف مع التغيير يعتبر جزءًا أساسيًا من المنهجية المجتمعية، حيث يمكن تعديل المتطلبات والخطط خلال السبرنت بناءً على التغييرات في البيئة أو احتياجات العملاء، والاستفادة من التعلم المستمر عن طريق تحليل الأداء بعد كل دورة واستخلاص الدروس المستفادة وتجنب الأخطاء المتكررة.

لذا المنهجية المجتمعية تهدف إلى تحقيق تقدم سريع وتسليم قيمة للعملاء من خلال التفاعل المستمر والتكيف مع التغييرات.

2- المنهجية التكيفية Adaptive

منهج التكيف في إدارة المشروعات هو نهج يركز على القدرة على التعامل مع التغيرات والتحديات الطارئة أثناء تنفيذ المشروع، هذا النهج يساعد فريق إدارة المشروع على الاستجابة السريعة والمتقنة بفعالية لأي تغييرات غير متوقعة دون التأثير سلبًا على تقدم المشروع، أهم خطوات هذه المنهجية:

أ- تقييم الأوضاع المستمر

تقييم الوضع الجديد حيث يقوم المسؤولون عن المشروع بتقييم التحدي الجديد الذي ظهر، وتقدير مدى تأثير هذا التحدي على جدول العمل والموارد المتاحة، واستعراض الخيارات المتاحة لحل المتغير والتحدي الطارئ.

بـ - تعديل الخطة وفق المتغيرات الجديدة

اتخاذ القرار للتصرف مع المتغير الجديد، وتنفيذ القرار الجديد والتعديل في الخطة وجدول الأعمال، ومراقبة التأثير بينما يتم تنفيذ القرار، وهل تسير الأمور كما هو مخطط، أم أن هناك ضرورة لإجراء تعديلات أخرى؟

ج - إعادة ضبط المسار

ضبط المسار إذا لزم الأمر، حيث يتم إجراء تعديلات إضافية للمشروع لضمان استمرار تقدمه بشكل ناجح رغم التحديات. لذا فالفكرة الأساسية في منهج التكيف هي التعامل مع المتغيرات بروح إيجابية وتعديل مسار المشروع بناءً على الظروف الجديدة لضمان تحقيق أهدافه بنجاح.

3- المنهجية المختلطة - Hybrid

النهج المختلط لإدارة المشروعات يتميز بقدرته على الدمج بين عناصر من المنهجيات المختلفة للوصول للنموذج الأمثل للمشروع بما يتوافق مع متطلباته ومع ما يحقق أعلى نجاح للمشروع.

وتعتبر المنهجية المختلطة نموذج يقدم حلاً مخصصًا لكل مشروع على حدا، مما يتيح للمؤسسات استغلال مزايا المنهجيات المختلفة، واختيار الأصلح من كل منهج لصناعة منهجية متفردة لمشروع محدد، ويمكن لمديري المشروعات ضبط التوازن بين المراحل المنظمة والدورات التكرارية وفقًا لمتطلبات المشروع الفريدة.

4- المنهجية التقليدية - الشلال - Waterfall

المنهج التقليدي أو ما يطلق عليها الشلالية Waterfall هي المتعارف عليها والتي يجرى تطبيقها بشكل طبيعي عندما لا يتم اختيار منهج مغاير لمشروع محدد، وهذه المنهجية تعمل على مراحل تسلسلية يجب أن تكتمل كل مرحلة قبل بدء المرحلة التالية في مسارًا خطي من البداية إلى الإغلاق، مع التركيز على التخطيط الشامل الجيد قبل التنفيذ.

وعلى الرغم من أن المنهجية التقليدية توفر استقرارًا طوال فترة حياة المشروع، ولكنها قد تكون أقل قابليةً للتكيف مع تغير ظروف المشروع الطارئة والتغيرات السريعة، لذا تفضل في المشاريع المستقرة طويلة الأمد بدرجة أكبر.

دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

 تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

 

في النهاية ندرك أهمية فهم دورة حياة المشروع كأساس لنجاح أي مشروع وكونها المسار الذي يرشدنا خلال تخطيط المشروعات، ويمهد الطريق نحو تحقيق أهدافنا وتلبية تطلعات المستثمرين والعملاء. لذا فإن الاهتمام بتعلم إدارة المشروعات وكذلك المنهجيات المختلفة هو رأس مال هام يجب أن يتحلى به العاملون في أي مشروع، عن طريق الدراسة والمعرفة بالدورات التعليمية المتقنة، والمعرفة الأكيدة لأدوات النجاح لضمان نجاح المشروع.

واتساب