مجالات المعرفة في إدارة المشاريع Project Knowledge Areas: دليل شامل

في إدارة المشاريع، هناك 10 مجالات رئيسية: نطاق، ووقت، وتكلفة، وجودة، ومخاطر، وموارد بشرية، وتواصل، ومشتريات وعقود، وتكامل المشاريع، وأصحاب المصلحة. إدارة المشاريع هي عملية تكاملية تتطلب التعامل مع مجموعة متنوعة من العناصر والمجالات لضمان تحقيق أهداف المشروع بنجاح، هناك مجموعة من المجالات المعرفية لإدارة المشاريع التي يجب مراعاتها لضمان تنفيذ المشروع بفعالية وبالجودة المطلوبة. واليوم سنستكشف هذه المجالات المعرفية لإدارة المشاريع بمزيد من التفصيل ونتناول أثرها على جودة المشاريع كذلك.

تعريف مجالات المعرفة في إدارة المشاريع

مجالات المعرفة في إدارة المشاريع Project Knowledge Areas هي مجموعة من المعارف والمهارات والأدوات التي يحتاجها مدير المشروع لضمان نجاح المشروع، وتشمل هذه المجالات العديد من الجوانب مثل؛ التخطيط الاستراتيجي والجدولة والمراقبة والتقييم وإدارة المخاطر والتواصل والتفاوض والقيادة. وتتيح لمدير المشروع التعامل مع التحديات والمشكلات التي قد تنشأ خلال تنفيذ المشروع بفعالية وكفاءة، مما يساعد على تحقيق أهداف المشروع بنجاح.

عدد مجالات المعرفة في إدارة المشاريع:

عدد مجالات المعرفة في إدارة المشاريع هو 10 مجالات محددة، ومن بين مجالات معرفة الأساسية في إدارة المشروع تشمل إدارة نطاق المشروع والتي تركز على تحديد وتحكم في المهام والأهداف. كما تشمل إدارة الوقت والتي تسعى لتنظيم الجداول الزمنية لتحقيق التسليم في المواعيد المحددة. بالإضافة إلى ذلك، تشمل إدارة التكلفة وإدارة الجودة والتي تركز على تحديد الموارد المالية والجودة المطلوبة. 

تتضمن أيضًا المجالات المعرفية لإدارة المشروع إدارة المخاطر والتي تهتم بتحليل وتقليل المخاطر المحتملة. تدرس إدارة الموارد البشرية تخصيص وإدارة الفريق العامل، وتأتي بعدها إدارة التواصل التي تسهم في تحقيق تنسيق فعال بين أفراد الفريق. وتتعامل إدارة المشتريات والعقود مع تحديد وإدارة العقود والتوريدات الخارجية. كما تتناول إدارة تكامل المشاريع وتحقيق التنسيق بين مختلف جوانب المشروع. وأخيرًا، تركز إدارة أصحاب المصلحة في المشروع على فهم وتلبية احتياجات وتوقعات جميع الأطراف ذات العلاقة بالمشروع.

إدارة المشروعات هي مجال شامل يغطي العديد من المجالات المعرفية والمهارات التي تتعلق بالتخطيط والتنفيذ والرصد لإدارة المشاريع بنجاح.

1- إدارة نطاق المشروع Scope Management

إدارة نطاق المشروع هي واحدة من المجالات المهمة في إدارة المشاريع. تشمل هذه المجالات تحديد نطاق المشروع وتوثيقه بشكل واضح، فعندما يكون نطاق المشروع معرفًا بشكل صحيح، يمكن للفريق توجيه جهوده نحو تحقيق أهداف المشروع بدقة، ومن أهم عناصره:

أ- تحديد وتوثيق نطاق المشروع

 يجب تحديد وتوثيق نطاق المشروع بوضوح لتجنب الالتباس وعد الفهم اللاحق، وذلك يتضمن تحديد المُدخلات والمخرجات المتوقعة والمعايير والقيود.

ب- متابعة التغييرات

يجب مراقبة التغييرات التي يمكن أن تحدث في نطاق المشروع والتحقق من أنها تم توثيقها والتوافق معها.

ج- ضمان تحقيق أهداف المشروع

من خلال إدارة نطاق المشروع بشكل فعال، يمكن ضمان تحقيق أهداف المشروع بدقة ودون تضييع وقت وموارد غير ضرورية.

2- إدارة الوقت

 إدارة الوقت هي مجال آخر أساسي في إدارة المشاريع، وتتضمن إنشاء جداول زمنية محددة ومراقبتها بعناية لضمان التسليم في الوقت المحدد.

أ- إنشاء جداول زمنية

 يجب إعداد جداول زمنية محددة توضح متى يجب أن تنفذ كل مهمة في المشروع، ويجب أن تأخذ في الاعتبار الأولويات والتسلسل الزمني للمهام.

ب- تنظيم ومراقبة الجداول الزمنية

 يجب مراقبة الجداول الزمنية بشكل دوري للتحقق من تقدم المشروع والتأكد من أنه لا يوجد تأخير غير مبرر.

ج- التحكم في الجداول الزمنية

في حالة حدوث تأخير أو تغيير في الجداول الزمنية، يجب اتخاذ إجراءات مناسبة لضمان استعادة الجدول الزمني والالتزام بالمواعيد.

3- إدارة التكلفة Cost Management

 إدارة التكلفة تتعامل مع تقدير ومراقبة تكاليف المشروع، ويتعين على مديري المشاريع تخصيص ومراقبة الموارد المالية بفعالية لضمان الربحية والتحكم في الميزانية، ومن أهم عناصرها:

•  تقدير ومراقبة التكاليف
• إعداد ميزانية ومراقبتها
• السعي للحد من التكاليف الزائدة وضمان الربحية

4- إدارة الجودة Quality Management

 إدارة الجودة ترتكز على تحديد معايير الجودة والمتطلبات المحددة وضمان تلك المعايير للوصول للجودة المستهدفة، ومن اهم عناصرها:

أ- تحديد معايير الجودة والمتطلبات الضرورية

يجب تحديد معايير الجودة والمتطلبات الضرورية لتحقيق هذه المعايير منذ البداية، ويجب أن تكون هذه المعايير ملموسة وقابلة للقياس.

ب- ضمان التحقق من تلك المعايير والجودة المستهدفة

يتوجب على المشروع أن يتبع إجراءات مستمرة للتحقق من تلك المعايير والجودة المستهدفة ومن قابلية تنفيذها.

ج- تحسين العمليات

يتطلب تحسين الجودة معرفة العمليات المختلفة في المشروع وتحسينها بشكل مستمر لتحقيق جودة أفضل.

5- إدارة المخاطر Risk Management

إدارة المخاطر هي مجال يتعامل مع التعرف على المخاطر المحتملة وتقييمها وتطوير استراتيجيات ومنهجيات للتعامل معها، وأهم عناصرها:

أ- تحليل وتقدير المخاطر المحتملة

يجب تحديد المخاطر المحتملة وتقدير تأثيرها واحتمالية حدوثها لمعرفة كيفية التعامل معها بشكل كامل ويتم اتقان مثل هذه المهارات عن طريق الدورات التدريبة المتنوعة في إدارة المشروعات.

ب- تطوير استراتيجيات للتعامل مع المخاطر

يجب تطوير استراتيجيات تحسين الإمكانيات والتعامل مع المخاطر المحتملة بشكل فعال، وإجراء تجارب محاكاة للمشكلات والمخاطرات المحتملة واقتراح الحلول المتوقعة لهذه المواقف.

ج- متابعة وتقييم المخاطر

 يجب مراقبة المخاطر على مدار حياة المشروع وتقييم أدائها للتحقق من فعالية الإجراءات المتخذة للتعامل معها، وكونها بالفعل قد قامت بالحد من المخاطر.

6- إدارة الموارد البشرية Resource Management

 إدارة الموارد البشرية تتضمن توظيف وتدريب أعضاء الفريق وتعيين مهام ومسؤوليات، ومن مهامها:

أ- توظيف وتدريب أعضاء الفريق

يجب اختيار الأشخاص المناسبين للمشروع وتوجيههم بشكل مناسب، ويمكن أن يساعد التدريب على تطوير مهارات الفريق حيث يقدم موقع بكة دورات تدريبية مميزة فى كل فروع إدارة المشروعات للعاملين والموظفين لتحسين أداء فريق العمل.

ب- تعيين مهام ومسؤوليات

يجب توزيع المهام وتحديد مسؤوليات كل فرد بشكل واضح لتحقيق التنظيم والتنسيق الفعال في فريق العمل.

ج- إدارة الأداء وحل النزاعات

من خلال تقييم أداء الفريق وحل النزاعات بين أعضاء الفريق يمكن تحقيق الكفاءة والتعاون الجيدين بين أفراد الفريق وهو ما يؤدي لانتظام العمل بشكل ملائم وتحقيق أفضل أداء.

7- إدارة التواصل Communication Management

 إدارة التواصل تهدف إلى توثيق وتوزيع المعلومات ذات الصلة بالمشروع بشكل فعال، وضمان التواصل الجيد والسليم بين كل أطراف المشروع ومن أهم عناصرها:

أ- تطوير خطة تواصل للمشروع

يجب إعداد خطة اتصال توضح كيفية توزيع المعلومات والتواصل مع أعضاء الفريق والأطراف المعنية.

ب- التواصل مع أعضاء الفريق والأطراف المعنية

يجب الحفاظ على تواصل فعال مع جميع أعضاء الفريق والأطراف المعنية بالمشروع للتأكد من توجيه الجهود نحو أهداف المشروع.

ج- توثيق وتوزيع المعلومات

يجب توثيق جميع المعلومات ذات الصلة بالمشروع وتوزيعها للأطراف المعنية بشكل فعال.

8- إدارة المشتريات والعقود Procurement and contract management

 إدارة المشتريات والعقود تشمل تحديد احتياجات المشتريات واختيار الموردين المناسبين وإدارة العقود، ومن عناصرها:

أ- تحديد احتياجات المشتريات

يجب تحديد المواد والخدمات التي تحتاج إلى شرائها لتنفيذ المشروع، ليتم تحديد أفضل العروض والوقت الملائم لإتمام عمليات الشراء بوقت لا يعطل مسار العمل في المشروع.

ب- إجراء عمليات الشراء وإدارة العقود

يتضمن ذلك تنفيذ عمليات الشراء والتفاوض على العقود بعناية.

ج- مراقبة أداء الموردين والتكاليف

يجب مراقبة أداء الموردين وكذلك مراقبة التكاليف للتأكد من توفير المواد والخدمات بجودة جيدة وبأقل تكلفة ممكنة.

9- إدارة تكامل المشاريع Project Integration Management

هي إحدى مجالات إدارة المشاريع وتعني التنسيق والتوجيه الشامل لكافة عناصر المشروع والجوانب المختلفة التي تشملها المشروع من أجل تحقيق أهدافه بنجاح.

وتعتبر إدارة تكامل المشاريع أساسية لضمان تنفيذ المشروع بفعالية وفي الوقت المحدد، وذلك عبر توجيه ومراقبة جميع عناصر المشروع بشكل متناغم. وإدارة تكامل المشاريع تتضمن العديد من النشاطات والمهام التي تشمل:

أ- تطوير خطة إدارة المشروع

إعداد خطة تفصيلية للمشروع تحدد الأهداف والمخرجات والجداول الزمنية والموارد المطلوبة والإستراتيجيات المستخدمة لضمان تحقيق الأهداف.

ب- تنفيذ ومراقبة المشروع

تنفيذ الأنشطة والمهام المحددة في خطة المشروع ومراقبتها بانتظام للتأكد من تقدم المشروع والامتثال للجداول الزمنية والميزانية.

ج- التوجيه وإدارة المخاطر

التعامل مع المخاطر المحتملة وتخطيط استراتيجيات للتعامل معها لضمان تحقيق الأهداف دون تأثير سلبي كبير.

د- تعزيز التواصل

تعزيز التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة للتأكد من تفهم مشترك لأهداف المشروع وتحقيق التكامل.

هـ- إدارة التغيير

التعامل مع التغييرات المحتملة في نطاق المشروع والتأكد من تحقيق التوازن بين النطاق والوقت والتكلفة.

و- إنهاء المشروع

إنهاء المشروع بنجاح وضمان تسليم المنتجات أو المخرجات المطلوبة.

إدارة تكامل المشاريع تساهم في تحقيق التوازن بين العوامل الثلاثة الرئيسية في إدارة المشاريع، وهي النطاق والوقت والتكلفة، وتضمن أن المشروع ينفذ بفعالية ويحقق أهدافه بنجاح.

10- إدارة أصحاب المصلحة في المشروع (Project Stakeholder Management)

وتعني التخطيط والتفاعل مع جميع الأفراد والكيانات والجهات التي لها مصلحة أو تأثير على المشروع. ويشمل مصلطح أصحاب المصلحة التعامل مع كل من له علاقة بالمشروع مثل؛ المستفيدين المباشرين من المشروع، والعملاء، والموظفين، والشركاء، والجهات والهياكل التنظيمية، وغيرهم.

إدارة أصحاب المصلحة تتضمن العديد من الأنشطة التي تشمل:

أ‌- تحديد أصحاب المصلحة

يجب تحديد وتوثيق جميع الأفراد والجهات التي ترتبط بالمشروع سواء بشكل مباشر أو غير مباشر وتحديد مصالحهم وتأثيرهم المحتمل على المشروع.

ب‌- تقييم متطلبات أصحاب المصلحة

يجب فهم متطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة وكيف يمكن تلبيتها خلال تنفيذ المشروع.

ج- التواصل والتفاعل

يتعين على مدير المشروع تطوير استراتيجيات تواصل فعالة مع أصحاب المصلحة لضمان تفهم مشترك للأهداف وتوقعات المشروع ومراقبة تغييراتها.

د- إدارة التغييرات والمخاطر

يجب التعامل مع تغييرات أصحاب المصلحة والمخاطر المحتملة التي قد تؤثر على المشروع. بسبب هذه التغييرات.

هـ- تلبية احتياجات أصحاب المصلحة

يجب تلبية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة وضمان رضاهم على مدى فترة المشروع.

إدارة أصحاب المصلحة تلعب دورًا حاسمًا في نجاح المشروع، حيث يمكن أن تساعد في تحقيق الدعم والتعاون من قبل أصحاب المصلحة وتقليل التوترات والتأثيرات السلبية، والفهم الجيد لاحتياجات وتوقعات الأصحاب المختلفين والعمل على تلبيتها يساهم في تحقيق نجاح المشروع.

أثر المجالات المعرفية لإدارة المشروع على جودة المشاريع

إن فهم المجالات المعرفية لإدارة المشاريع وتطبيقها بفعالية يؤثر بشكل كبير على جودة المشاريع في كل اجزائها وتفصيل الأثر يمكن تلخيصه في النقاط التالية:

1- تحسين التخطيط

من خلال إدارة المجالات المعرفية بشكل جيد، يمكن تحسين عمليات التخطيط وضمان توجيه الجهود نحو تحقيق أهداف المشروع بدقة.

2- زيادة الكفاءة

توفير الموارد وإدارتها بفعالية يزيد من كفاءة العمل في المشروع، مما يساهم في تحقيق أهداف الجودة.

3- تقليل المخاطر

فهم وإدارة المخاطر المحتملة بشكل جيد يمكن أن يساعد في تجنب المشكلات والتأخيرات التي قد تؤثر سلباً على جودة المشروع.

4- تحسين التواصل

إدارة التواصل بشكل فعال تعزز التفاهم وتقليل الاضطرابات داخل فرق العمل، مما يساهم في تحقيق أهداف الجودة.

5- تحسين إدارة التكلفة

الرصد والمراقبة المستمرة للتكلفة تساهم في تجنب التكاليف الزائدة والاحتفاظ بالمشروع ضمن الميزانية المخصصة.

بالختام، يمكن القول إن المجالات المعرفية لإدارة المشاريع لها أثر كبير على جودة المشاريع، وفهم هذه المجالات وتطبيقها بفعالية يساهم في تحقيق أهداف المشروع بنجاح وضمان رضا العملاء والأطراف المعنية.، فإدارة المشاريع تتطلب مهارات ومعرفة عميقة في هذه المجالات لتحقيق أقصى إمكانات المشروع وتحسين جودته.

 تعلم إدارة المشاريع بشهادات معتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع

الخاتمة:

عندما نتحدث عن مجالات المعرفة في إدارة المشاريع، نجد أن هناك 10 مجالات محددة. تتضمن هذه المجالات إدارة نطاق المشروع، والتي تركز على تحديد وتحكم في المهام والأهداف. تأتي بعدها إدارة الوقت، التي تسعى لتنظيم الجداول الزمنية. وتأتي كذلك إدارة التكلفة التي تعنى بتحديد الموارد المالية والجودة المطلوبة. يلي ذلك إدارة المخاطر التي تهتم بتحليل وتقليل المخاطر المحتملة.

وتأتي بعدها إدارة الموارد البشرية التي تخصص وتدريب الفريق العامل. ومن بعدها، تأتي إدارة التواصل التي تسهم في تحقيق تنسيق فعال بين أفراد الفريق. وتأتي إدارة المشتريات والعقود التي تحدد وتدير العقود والتوريدات الخارجية. ومن ثم إدارة تكامل المشاريع التي تسعى لتحقيق التنسيق بين جوانب المشروع المختلفة. وأخيرًا، إدارة أصحاب المصلحة في المشروع التي تهتم بفهم وتلبية احتياجات وتوقعات جميع الأطراف ذات العلاقة بالمشروع.